Tietosuoja

SELOSTE HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYSTÄ SALIBANDYLIITOSSA
EU:n yleinen tietosuoja-asetus (679/2016), art. 12
Käsitelty Johtoryhmässä 19.12.2022.

1 Yleistä 

Suomen Salibandyliitto ry on yleishyödyllinen valtakunnallinen salibandya ja sählyä edistävä rekisteröity yhdistys. Tarkoitustaan Salibandyliitto toteuttaa järjestämällä mm. salibandyn kilpailutoimintaa, valmentajien, ohjaajien, erotuomareiden, valmentaja- ja ohjaajakouluttajien ja erotuomarikouluttajien, erotuomaritoimijoiden koulutustoimintaa, erotuomaritoimintaa, huippu-urheilutoimintaa, MAAJOUKKUETIE –toimintaa, seuratoimintaa, harrastetoimintaa, maajoukkuetoimintaa, tapahtumia, olosuhde- ja vaikuttamistyön palveluita. Lisäksi henkilötietoja käsitellään luottamustehtäviin liittyvien toimien hoitamisessa ja liiton päätöksenteon toteuttamisessa. 

 Jotta voimme palvella salibandy-yhteisöä ja salibandysta kiinnostuneita tahoja parhaamme mukaan, se edellyttää, että keräämme, tallennamme ja käsittelemme henkilötietoja. Arvostamme yksityisyyttäsi ja olemme sitoutuneet suojaamaan sitä. Tämä tietosuojaseloste sisältää tietoa siitä mitä henkilötietoja Salibandyliitto kerää, millä periaattein sitä käsittelemme, sekä mitä oikeuksia ja vaikuttamismahdollisuuksia sinulla on tietojasi koskien. 

Salibandyliitto käsittelee sinua koskevaa henkilötietoa tämän tietosuojaselosteen ja sovellettavan lainsäädännön mukaisesti, joten pyydämme sinua lukemaan tämän tietosuojaselosteen huolellisesti. Teemme päivityksiä tähän tietosuojaselosteeseen toimintamme kehittyessä tai lainsäädännön muuttuessa, joten pyydämme sinua käymään tällä sivulla aika ajoin. Suuremmista päivityksistä informoimme myös uutiskirjeellämme. 

 Osallistumalla toimintaamme, käyttämällä palvelujamme, verkkosivustoamme tai ottamalla meihin yhteyttä, hyväksyt että käsittelemme sinua koskevia henkilötietoja tämän tietosuojaselosteen mukaisesti. Mikäli et hyväksy näitä ehtoja, emme todennäköisesti pysty sinua myöskään palvelemaan, etkä sinä pysty osallistumaan Salibandyliiton organisoimaan salibandytoimintaan. 

2 Mihin tarkoitukseen henkilötietojani kerätään, säilytetään ja käsitellään? 

Keräämme, säilytämme ja käsittelemme sinua koskevia henkilötietoja vain ennalta määriteltyihin tarkoituksiin. Pääasiallinen käyttötarkoitus on salibandytoiminnan henkilötietojen hallinta, mukaan lukien seuraavat: henkilökohtaiset pelipassit, ryhmäpelipassit, ansiomerkit, vapaakortit, pelikiellot, koulutuksiin, tapahtumiin, seminaareihin ja kokouksiin osallistuminen, tapahtumien vapaaehtoisten rekisteröiminen, erotuomaritiedot, erotuomariasettelutiedot, valmentajatiedot, edustusoikeudet, kurinpitopäätökset, ottelutilastot, historiatilastot, vastuulliset tehtävät seurassa, tilastotiedot, maajoukkue-edustukset, maajoukkueiden faniryhmien ylläpito, Salibandyliiton luottamustehtävissä toimiminen ja päätöksenteon toteuttaminen, kyselyiden ja tutkimusten toteuttaminen.  

Henkilötietoja käsitellään tarkoituksissa, jotka liittyvät Salibandyliiton asiakas- ja pelaajasuhteen hoitamiseen, hallinnointiin ja kehittämiseen, henkilöiden rekisteröintiin, kilpailu- ja harrastustoiminnan toteuttamiseen, tapahtumien (ml. arvokisat) järjestämiseen, tulospalvelun ylläpitoon ja tilastojen julkaisuun, analysointiin ja tilastointiin, tutkimustarkoituksiin, vakuutustietojen välittämiseen vakuutusyhtiölle, palvelujen tarjoamiseen ja toimittamiseen sekä palvelujen kehittämiseen ja laskutukseen liittyen. Henkilötietoja käsitellään myös mahdollisten reklamaatioiden ja muiden vaatimusten selvittämisen edellyttämissä tarkoituksissa (esim. epäasiallisen käytöksen/Whistleblower-ilmoitusten selvittäminen) sekä kurinpidollisten tehtävien ja päätösten hoitamiseksi.   

Lisäksi henkilötietoja käsitellään rekisteröidyille suunnatussa viestinnässä kuten tiedotus- ja uutisointitarkoituksissa. Henkilötietoja on mahdollista käyttää lajin sisäisessä markkinoinnissa ja lajinedistämisessä.   

Rekisterinpitäjä käsittelee tietoja itse sekä hyödyntää henkilötietojen käsittelyssä rekisterinpitäjän puolesta ja lukuun toimivia alihankkijoita.   

3 Tallennettavat tiedot ja käsiteltävät henkilöryhmät 

Voimme tallentaa ja käsitellä seuraavia tietoja: etunimi, sukunimi, Sport-id, henkilötunnus, syntymäaika, sukupuoli, kansallisuus, osoitetiedot, puhelinnumero, sähköposti, evästetiedot verkkosivujen käytöstä, pituus, paino, pelipaikka (esim. hyökkääjä, puolustaja, maalivahti), rekisteröidyn kuva, pelaajan testitulokset sekä tiedot kilpailu- ja harrastustoimintaan liittyvistä pelipasseista, vakuutuksesta, ansiomerkeistä, vapaakorteista, edustusoikeuksista ja ottelu- sekä pelitilastoista.  

Henkilöryhmät ovat pelaajat, erotuomarit, toimihenkilöt sekä muut henkilöt. 

Rekisterin tietoja käytetään lajiliiton omissa palveluissa (tulospalvelu, palvelusivusto, sbet.fi-palvelu, moodle -koulutusympäristö, internetsivut, kurinpitopäätökset) julkaistavia tietoja varten. Täällä esitettävät tiedot voivat pitää sisällään mm. seuraavia tietoja:

1. F-liiga: naisten ja miesten F-liigassa pelaavien pelaajien osalta julkaistava tieto on nimi, syntymäaika, kansalaisuus, pituus, paino, kätisyys, seura, pelipaikka (esim. hyökkääjä, puolustaja, maalivahti)

2. Junioreiden SM-sarjat, pääsarjat ja maajoukkueet: näissä sarjoissa pelaavien pelaajien osalta julkaistava tieto on nimi, syntymävuosi, kansalaisuus, pituus, paino, kätisyys, seura, pelipaikka (esim. hyökkääjä, puolustaja, maalivahti)

3. Muut sarjat: näissä sarjoissa pelaavien pelaajien osalta julkaistava tieto on nimi ja syntymävuosi, kansalaisuus, kätisyys, seura, pelipaikka (esim. hyökkääjä, puolustaja, maalivahti)

4. Ansiomerkkien haltijat: nimi, ansiomerkin myöntämis- tai luovutuspäivämäärä, hakenut seura

5. Erotuomarit: Nimi, kotipaikka (erotuomariasettelun ja uutisoinnin yhteydessä) 

4 Mitä henkilötietoja minusta kerätään ja mistä lähteistä? 

Keräämme sinua koskevia henkilötietoja sinulta itseltäsi suomisportin rekisteröitymisen, pelipassin oston sekä tapahtumiin ilmoittautumisten yhteydessä sekä muiden palveluidemme käytön (esim. sbet.fi, salibandy.fi) yhteydessä. Lisäksi tietoja saadaan ottelu- ja pelitapahtumissa syntyvistä tilastointitiedoista. 

Osa esitettävistä (julkaistavista) tiedoista kerätään henkilöiltä pelipassin ostamisen yhteydessä, ja osan tiedoista henkilöt voivat lisätä itse Palvelusivustolla tai Sbet.fi-sivuilla. Julkaistavia tietoja voi syntyä myös kurinpito- tai muussa päätöksentekoprosessissa. 

Keräämme IP-osoitteiden avulla tietoa verkkosivustomme kävijöistä Google Analytics -palvelun avulla. 

5 Millä perusteella henkilötietoja käsitellään? 

Huolehdimme siitä, että meillä on aina lain edellyttämä peruste henkilötietojesi käsittelemiselle.  

Ensisijainen käsittelyperuste on sopimus (ml. sen valmistelu ja täytäntöönpano). (GDPR 6 art. 1.b) Sopimusperustetta sovelletaan siltä osin, kuin kerättyä henkilötietoa tarvitaan pelipassin ja siihen liittyvän palvelun toimittamiseksi sekä maajoukkue-, pääsarja- ja pelaajakehitystoiminnan toteuttamisessa ja erilaisissa Salibandyliiton luottamustehtävissä toimivien henkilöiden kohdalla.  

Toissijaisesti käsittelyperuste on asialliseen yhteyteen perustuva rekisterinpitäjän oikeutettu etu, jota voidaan soveltaa siltä osin, kun kyseessä on sellainen käsittelytoimi, jota ei voida tehdä sopimussuhteen perusteella. (GDPR 6 art. 1.f) Asialliseen yhteyteen perustuva rekisterinpitäjän oikeutettu etu on mm. sarjatoimintaan liittyvän ottelutilastoinnin ja tulospalvelun toteuttaminen ja julkaisu.  

Kolmas käsittelyperuste on suostumus. (GDPR 6 art. 1.a) 

6 Kuka käsittelee tietojani ja luovutetaanko niitä kolmansille?  

Pääsääntöisesti henkilötietojasi käsittelee henkilöstöömme kuuluvat henkilöt tehtäviään suorittaessaan. Saatamme myös ulkoistaa jotain henkilötietojen käsittelyä, kuten henkilötietojen tallennukseen ja käsittelyyn käytetyt tietojärjestelmät. Huolehdimme tällöin muun muassa sopimuksin siitä, että tietojesi luottamuksellisuus säilyy ja tietoja käsitellään myös muutoin lainmukaisesti. Saatamme myös luovuttaa tietoja muutoin sopimusvelvoitteiden täyttämiseksi taikka lain tai toimivaltaisen viranomaisen sitä edellyttäessä. 

Voimme käsitellä Salibandytoimintaan osallistuvan pelaajan, valmentajan tai toimihenkilön henkilötietoja osallistumiseen vaadittavan pelipassin (lisenssi) rekisteröimistä ja hallinnointia varten, ja ne tallennetaan ja niitä käsitellään Suomen Salibandyliiton ylläpitämissä sähköisissä palveluissa, kuten Suomisportissa. 

Säännönmukaiset tietojen luovutukset 

Voimme luovuttaa tietoja voimassa olevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa. Voimme tiedottaa lajiin liittyvistä tärkeistä asioista rekistereissä oleville sekä luovuttaa yhteystietoja kyselyiden ja tutkimusten tekemiseksi. Salibandyliitto käyttää pelipassien hankkineiden henkilötietoja informoidakseen lajiin liittyvistä asioista, tapahtumista tai eduista.  

Salibandyliitto voi antaa pelipassin hankkineen sähköpostiosoitteen jäsenseuransa käyttöön turnauksista tai muista lajitapahtumista tiedottamista varten. Sähköpostiosoitetta saa käyttää vain kyseisestä turnauksesta tai lajitapahtumasta tiedottamiseen ja se on tuhottava käytön jälkeen. 

Tietoja luovutetaan vakuutusyhtiölle, mikäli rekisteröity ostaa vakuutuksellisen pelipassin. Mikäli rekisteröity ottaa vakuutuksen, meillä on oikeus luovuttaa tietoja vakuutusyhtiölle. 

Salibandyliiton alihankkijat 

Keskeisimmät Salibandyliiton alihankkijat ovat: 

  • Pelipassien ja vakuutusten osto, tapahtumat ja raportit: Suomisport, Suomen Olympiakomitea ry 
  • Tulospalvelu ja palvelusivusto: Nodeon Sports Oy 
  • Erotuomaritoiminnan ohjaus- ja koulutusjärjestelmä: Effect IT Oy, Rapida Oy 
  • Salibandyliiton valmentajafoorumi ja harjoite- ja ideapankki MyEWay: Eerikkilän Urheiluopisto 
  • Jäsentutka: Gispositio Oy 
  • SalibandyTV: Icareus Oy 
  • Taloushallinto: Rantalainen Oy, Renance-Automated Financial Services Oy  

7 Luovutetaanko tietojani EU:n ulkopuolelle? 

Henkilötietojasi ei lähtökohtaisesti luovuteta EU:n ulkopuolelle. Mahdolliset tietojen luovutukset EU:n ulkopuolelle koskevat ainoastaan tilanteita, joissa salibandytoimintaa toteutetaan EU:n ulkopuolella ja/tai arvokisat järjestetään EU:n ulkopuolella. Mikäli näin tapahtuu, huolehdimme siitä, että tietojesi käsittely, siirto ja tallennus toteutetaan tietosuoja-asetuksen edellyttämin perustein ja riittävin suojamekanismein. 

8 Kauanko henkilötietojani säilytetään? 

Emme säilytä henkilötietojasi pidempään kuin on tarpeellista niiden käyttötarkoitukselle tai  kuin sopimus tai laki vaatii. Rekisteriin kerättyjä tietoja säilytetään ainoastaan niin kauan ja siinä laajuudessa kuin on tarpeellista suhteessa niihin alkuperäisiin tai yhteensopiviin tarkoituksiin, joihin henkilötiedot on kerätty. Tämän tietosuojaselosteen mukaisia henkilötietoja säilytetään aktiivisina niin kauan kun hyödynnämme tietoja kohdissa 4 ja 5 kuvattuihin tarkoituksiin.  

Suomisport -palveluun integroiduilla palveluilla on oikeus rekisteröityjän tietoihin kyseisen sopimuskauden voimassaolon ajan. Sopimuskaudella tarkoitetaan tässä yhteydessä pelipassikautta sekä sitä seuraavia 13 kk. Pelipassikausi alkaa 1.8. ja päättyy 31.7. kunakin vuonna. Poikkeuksena ovat tulospalvelu, jonne tallennetut ottelu- ja pelaajatilastot säilytetään ikuisesti lajin historiatilastoina sekä Jäsentutka, jonka tiedot ovat anonymisoituja ja säilytetään ikuisesti lajin ja seurojen kehityksen historiatietona.  

Suomisport -palveluun integroituja Salibandyliiton palveluita ovat mm. palvelusivusto, erotuomaritoiminnan ohjausjärjestelmä (sbet.fi), Salibandyliiton internet -sivut (salibandy.fi) sekä Salibandyliiton valmentajafoorumi ja harjoite- ja ideapankki (MyEWay). 

Rekisteröityjän profiilitiedot jäävät Suomisport -järjestelmään. Rekisteröityjä voi muokata omia tietojaan ja/tai pyytää omien tietojen /profiilin täydellistä poistoa siirtymäajan puitteissa. Jos rekisteröityjä katsoo, ettei jatkossakaan tarvitse käyttää Suomisportin laajoja urheilupalveluja voi tietojen poistoa pyytää osoitteella: suomisport@olympiakomitea.fi. Viiden vuoden kuluttua järjestelmä poistaa automaattisesti passiiviset käyttäjät.  

Rekistereihin tallennettuja tietoja arkistoidaan arkistosuunnitelman mukaisesti. Rekistereihin tallennettuja tietoja voidaan säilyttää tilastointi- ja tutkimustarkoituksessa ilman yksilöiviä henkilötietoja. 

Rekisterinpitäjänä arvioimme tietojen säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti sisäisen tietosuojakäytännön ja arkistointisuunnitelman mukaisesti. Salibandyliiton luottamustehtävissä toimineiden nimitiedot ja luottamustehtävät, missä ovat toimineet, säilytetään ikuisesti lajin historiatietona. 

Toteutamme kaikki mahdolliset kohtuulliset toimenpiteet sen varmistamiseksi, että käsittelyn tarkoituksiin nähden epätarkat, virheelliset tai vanhentuneet henkilötiedot poistetaan tai oikaistaan viipymättä. 

9 Miten tietojani säilytetään ja suojataan? 

Tietojasi säilytetään palveluntarjoajiemme (alihankkijat) palvelimilla, jotka on suojattu alan yleisten käytäntöjen mukaisesti. Keräämämme ja käsittelemämme henkilötiedot pidetään luottamuksellisina eikä niitä ilmaista muille kuin niitä työssään tarvitseville taikka  luottamuksellisesti ja rajoitetusti palvelusopimusten perusteella alihankkijoillemme.  

Pääsy henkilötietoihisi on suojattu käyttäjäkohtaisin tunnuksin, salasanoin ja käyttöoikeuksin. 

Salibandyliiton henkilöstö on allekirjoittanut salassapitosopimuksen, sekä sitoutuu käsittelemään henkilötietoja tietoturvallisesti lakien ja tietosuoja-asetuksen vaatimusten mukaisesti. 

10 Tietojen antamisen pakollisuus ja antamatta jättämisen seuraukset? 

Jos et anna henkilötietoja tai salli niiden käsittelyä, emme pysty palvelemaan sinua ja täyttämään toimintamme tarkoitusta. Jos et halua, että käsittelemme tietojasi tämän tietosuojaselosteen mukaisesti, pyydämme että et toimita meille mitään tietoja. 

11 Käytetäänkö verkkosivulla evästeitä ja mitä ne ovat? 

Käytämme evästeitä verkkosivuillamme, jotta voisimme tarjota parhaan mahdollisen käyttäjäkokemuksen sivuston kävijälle. Evästeet ovat lyhyitä tekstitiedostoja, jotka verkkopalvelin tallentaa käyttäjän päätelaitteelle. Evästeet antavat meille tietoa siitä, miten käyttäjät käyttävät verkkosivustoamme. Saatamme hyödyntää evästeitä palveluidemme ja verkkosivustomme kehittämiseksi, verkkosivuston käytön analysoimiseksi, sekä markkinoinnin kohdentamiseksi ja optimoimiseksi.  

12 Automaattinen päätöksenteko. Mitä automaattinen päätöksenteko tarkoittaa? 

Päätöksenteko on automaattista, kun on kyse pelkästään automaattiseen henkilötietojen käsittelyyn perustuvasta päätöksenteosta ja tehtävillä päätöksillä on oikeusvaikutuksia tai tällaiset päätökset muuten vaikuttavat rekisteröityyn merkittävästi. 

Voimme kohdistaa sinuun automaattista päätöksentekoa esimerkiksi erotuomaripalkkioiden maksamisen yhteydessä ja koulutusten suoritusmerkintöjen kirjaamisessa. Automaattinen päätöksenteko perustuu sinulta itseltäsi saatuun tietoon. 

13 Millaisia oikeuksia ja vaikutusmahdollisuuksia minulla on? 

Suostumuksen peruuttaminen 

Mikäli käsittelemme tietojasi suostumuksesi perusteella, voit milloin tahansa peruuttaa suostumuksen ilmoittamalla siitä meille, esimerkiksi lähettämällä sähköpostia osoitteeseen tietosuoja@salibandy.fi tai asiakaspalvelu@salibandy.fi 

Pääsy tietoihin 

Sinulla on oikeus saada meiltä vahvistus siitä, käsittelemmekö sinua koskevia henkilötietoja sekä saada tietää mitä sinua koskevia henkilötietoja käsittelemme. Lisäksi sinulla on oikeus saada täydentäviä tietoja henkilötietojesi käsittelyn perusteista.  

Oikeus saada virheet korjatuksi 

Sinulla on oikeus pyytää, että korjaamme sinua koskevat virheelliset tai vanhentuneet taikka muuten puutteelliset henkilötiedot. 

Oikeus kieltää suoramarkkinointi 

Voit kieltää henkilötietojesi käsittelyn suoramarkkinointitarkoituksia varten omassa profiilissasi Suomisportissa. 

Oikeus vastustaa käsittelyä 

Mikäli käsittelemme henkilötietojasi yleisen edun taikka oikeutetun etumme perusteella, sinulla on oikeus vastustaa sinua koskevien henkilötietojen käsittelyä siltä osin, kuin käsittelylle ei ole olemassa sellaista huomattavaa syytä, joka syrjäyttäisi sinun oikeutesi taikka käsittely ei ole tarpeen oikeudellisen vaateen hoitamiseksi. Huomaathan, että tässä tilanteessa emme todennäköisesti pysty palvelemaan enää sinua.  

Oikeus rajoittaa käsittelyä 

Sinulla on tietyissä tilanteissa oikeus vaatia, että rajoitamme henkilötietojesi käsittelyä. 

Oikeus saada tiedot siirretyksi 

Mikäli olemme käsitelleet tietojasi suostumuksesi perusteella tai sopimuksen täyttämiseksi, sinulla on oikeus saada meille sähköisesti toimittamasi tiedot yleisesti käytetyssä muodossa, jotta tiedot voitaisiin siirtää toiselle palveluntarjoajalle. 

14 Miten voin toteuttaa oikeuteni? 

Voit toteuttaa edellä kuvatut oikeutesi ottamalla meihin yhteyttä esimerkiksi lähettämällä  sähköpostia osoitteeseen tietosuoja@salibandy.fi. Pyydämme sinua samalla mainitsemaan nimesi, osoitteesi ja puhelinnumerosi sekä liittämään viestiisi passi- , ajokortti- tai muun henkilötodistuskopion, jotta voimme varmistaa henkilöllisyytesi. Meillä on tässä tilanteessa oikeus laskuttaa sinulta toimistomaksu. Mikäli katsot, että henkilötietojesi käsittely ei ole lainmukaista, voit myös tehdä valituksen toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle.  

15 Voidaanko tätä tietosuojaselostetta päivittää? 

Saatamme tehdä päivityksiä tähän tietosuojaselosteeseen toimintamme taikka tietosuojaperiaatteidemme muuttuessa. Päivitykset voivat tulla ajankohtaisiksi myös lainsäädännön muuttuessa. Muutokset tulevat voimaan, kun olemme julkaisseet päivitetyn  tietosuojaselosteen. Pyydämmekin sinua siitä syystä tutustumaan tämän tietosuojaselosteen sisältöön säännöllisin väliajoin.  

Mihin voin ottaa yhteyttä tietosuoja-asioissa?
Yhteystiedot:
Suomen Salibandyliitto ry
Alakiventie 2, 00920 Helsinki, Finland
tietosuoja@salibandy.fi, asiakaspalvelu@salibandy.fi