Vanhempainkokous
Toimihenkilöiden tehtävänä on joukkueen toimintakausi huomioiden luoda – tarvittaessa jo keväällä – yhdessä seuran kanssa suuntaviivat tulevalle kaudelle.
Valmentajien kanssa käydään läpi tulevan kauden sarja- ja harjoitusottelut ja valmennussuunnitelma, jonka ohjurina toimii seuran valmennuslinja. Joukkueenjohtajan työtä valmennuslinja ei sinällään ohjaa, mutta joukkueenjohtajankin on syytä tietää valmennuslinjan perusperiaatteet. Valmennuslinjassa kerrotaan miten seuran arvot ohjaavat valmennusta arjessa ja millaisia tavoitteita kunkin ikäryhmän toimintaan asetetaan. Valmennuslinja on seuran valmentajien kanssa yhdessä tehty ja sitä onkin syytä jatkuvasti päivittää. Valmennuslinjan keskeiset elementit yhdessä seuran arvojen kanssa on myös syytä aina kauden alussa vanhempainkokouksessa käydä läpi.
Siinä missä seuran päättävä elin on vuosikokous, voidaan vanhempien tapaamisista ajatella joukkueen osalta samoin. Vanhempainkokouksissa yleensä valitaan – tai ainakin vahvistetaan – joukkueen toimihenkilöt, päätetään yhdessä joukkueen toimintasuunnitelmasta kaudelle ja hyväksytään toimintasuunnitelman mukainen budjetti. Vanhempainkokous yleensä sopii erilaisista varainhankintamuodoista toiminnan rahoittamiseksi ja hyväksyy joukkueen sisäiset säännöt. Vanhempainkokouksista on hyvä koostaa yhteenveto, ja toimittaa se jokaiselle vanhemmalle seuralla käytössä olevan toiminnanohjausjärjestelmän kautta ja sähköpostilla. Vanhempainkokouksella ei ole yhdistyslain valtuuttamaa päätösvaltaa, mutta sen voidaan ajatella olevan yksittäisen joukkueen ylintä päätösvalta käyttävä kollektiivi, johon kuuluvat kaikki joukkueen harrastajien vanhemmat. Seuran toimintakäsikirjassa on usein määritelty tarkemmin vanhempainkokouksen velvollisuuksia, päätösvaltaa ja asiasisältöjä.
Joukkueen toimihenkilöt
Joukkueessa on usein eri rooleissa toimivia henkilöitä, kuten joukkueenjohtaja, taloudenhoitaja tai varustevastaava. Heitä kutsutaan toimihenkilöiksi. Seuran toimintakäsikirjassa kerrotaan, millaisia toimihenkilöitä joukkueen taustalla tulee olla, ja mitkä toimihenkilöiden tehtävät ja vastuut ovat. Selkeä tehtävienjako ja vastuualueet helpottavat myös uusien toimihenkilöiden rekrytointia. Hyvin hoidettu seura huolehtii joukkueen toimihenkilöiden asianmukaisesta perehdyttämisestä tehtäviinsä.
Joukkueen vastuita on hyvä jakaa mahdollisimman monelle. Miettikää yhdessä vanhempien kesken, millaisia rooleja juuri meidän joukkueessamme tarvittaisiin. Tarvitsemmeko huoltajia pelitilanteissa tai turnauskahviosta vastaavaa henkilöä? Entä varuste- tai somevastaavaa? Tarvitsemmeko yhden vanhemman edustamaan joukkuettamme seuran suuntaan, sillä joukkueenjohtajan tehtävä on usein osallistua seuran jojo-tapaamisiin tai kehitystyöryhmiin. Mikään ei estä jakamasta yksittäistä tehtävää useammalle henkilölle, jotta hommasta ei tule yhdelle liian raskasta. On myös hyvä pysähtyä pohtimaan miten toiminnassa jo mukana olevat vapaaehtoiset sanoittavat vapaaehtoistyötään. Voisiko uusien vapaaehtoisten löytämistä helpottaa, jos puheissa korostetaan ensisijaisesti vapaaehtoistoiminnan tuottamaan sosiaalista pääomaa. Ja vasta sen jälkeen roolittaa asiasta innostuneita, uusi vapaaehtoisia?
Joukkueen toimintakausi rytmittyy tavoitteiden ja ikäryhmän mukaan. Vanhemmilla junioreilla ja tavoitteellisilla kilpajoukkueilla toiminta jaksottuu usein kilpailukauden (1.5.–30.4.) mukaan. Nuoremmilla junioreilla ja harrasteryhmillä toiminta ohjautuu usein selvemmin kouluvuoden mukaan.
Joukkueenjohtaja johtaa, nimensä mukaisesti, joukkueen toimintaa. Hän toimii linkkinä seuran ja joukkueen välillä ja usein myös joukkueen yhteyshenkilönä Salibandyliittoon. Joukkueenjohtajan on hyvä tuntea seuran arvot, toimintatavat, toiminnan vuosikello, ja oleellisimmat yhteistyösopimukset.
Taloudenhoitaja vastaa joukkueen taloudesta ja taloustilanteen seurannasta seuran linjausten mukaisesti. Yleisesti taloudenhoitajan vastuulla ovat joukkueen rahaliikenne (laskutus ja laskujenmaksu), budjetin valmistelu ja kauden aikainen raportointi, sekä joukkueen tilinpäätös.
Valmentaja voi olla vapaaehtoistoimija, kuten muutkin toimihenkilöt. Valmentaja voi kuitenkin olla myös seuran palkattu työntekijä tai itsenäinen ammatinharjoittaja, jolta seura ostaa palvelun. Seuran on syytä toimintakäsikirjassaan linjata, miten valmentajat joukkueisiin valitaan ja millaisin periaattein. Hyvin johdetulla seuralla on valmennuslinja, joka ohjaa jokaisen valmentajan työtä.
Toimihenkilöille maksettavat korvaukset
Mikäli toimihenkilö saa vapaaehtoistyöstään mitä tahansa korvausta (esim. kilometrikorvauksia tai päivärahoja), tulee varmistaa, että seuralla ja toimihenkilöllä on yhteisymmärrys asiasta ja korvausten määräytymisperusteista. Joukkueen (vapaaehtoisille) toimihenkilöille maksettavissa korvauksisissa tulee noudattaa verohallinnon ohjeita ja määräyksiä. Hyvän hallintotavan mukaisesti toimihenkilöt eivät voi saada työstään korvausta alennuksina omaan tai lapsensa harrastusmaksuihin.
Mikäli toimihenkilö tai valmentaja saa työstään palkkaa, tulee seuran vastata palkanmaksusta, mahdollisista työnantajavelvoitteista sekä mm. palkkakuitin toimittamisesta. Sopimukset tulisi aina olla seuran ja ko. toimijan välisiä, sillä joukkue ei vastaa sopimusten teosta.
Varainhankinta
Kuten yllä jo todettiin, raamit joukkueen budjetille tulevat seuralta, ja joukkueen budjetti toimintakaudelle rakennetaan toimintasuunnitelman mukaan, yhdessä seuran kanssa. Erilaiset varainkeruukampanjat ja talkootyöt ovat seuratoiminnan arkipäivää, ja monelle joukkueelle nämä voivat olla merkittävässä roolissa kauden budjettia ajatellen, ja siksikin niistä on syytä vanhempainkokouksessa keskustella.
Varainkeruukampanjat on syytä hyväksyttää aina seuran hallituksella, jotta tarvittaessa voidaan huomioida myös verohallinnon ajantasaiset ohjeet. Varainkeruukampanjoiden ja talkootyön kohdalla on tärkeää muistaa, että kerätyt varat on käytettävä aina koko joukkueen hyödyksi. Tuotot eivät voi olla ns ”korvamerkittyjä” eli kohdentua vain talkoissa tai kampanjoissa mukana olleiden pelaajien kausi-, pelimatka- tai varustemaksuihin. Varainkeruukampanjoihin jokainen joukkueen jäsen osallistuu haluamassaan määrin, eikä talkootyötä voida myöskään korvata – tai vaatia korvattavaksi – maksuna joukkueelle.
Viestintä ja vuorovaikutus
Joukkueen sisäinen viestintä ja tiedotus ovat tärkeitä ja niillä osaltaan voidaan luoda avointa toimintakulttuuria. Nyrkkisääntönä voidaan varmasti sanoa, että on parempi tiedottaa ja viestiä liikaa, kuin liian vähän. Seuran on hyvä toimintakäsikirjassaan määrittää kanavat ja perusperiaatteet joukkueiden sisäiselle viestinnälle.
Joukkueen viestinnässä on aina syytä huomioida GDPR:n mukaiset vaatimukset. Joukkueen virallisena viestikanava pelkästään toimiva WhatsApp-ryhmä ei ole riittävä, vaan viestinnässä on syytä hyödyntää sähköpostiryhmiä tai toiminnanohjausjärjestelmää.
Joukkueenjohtajan työssä isossa roolissa on vuorovaikutus vanhempien kanssa. Tämä on hyvä tunnistaa ja sitä on syytä toimihenkilöiden kesken pohtia. Millaista vuorovaikutusta haluamme aikaansaada? Mitä paremmat välit vanhemmilla on, heijastuu se todennäköisesti positiivisena vaikutuksena lasten harrastuksen jatkumiseen. Hyvä vuorovaikutus ja yhteinen tekeminen lisäävät myös yhteenkuuluvuuden tunnetta ja varmistavat osaltaan, että myös vastuuta joukkueesta kannetaan yhdessä.
Miten otamme uuden pelaajan vanhemmat mukaan? Viestimmekö vanhempien wa-ryhmissä myös muista kuin pelitapahtumista tai kausimaksuista? Millaista fiilistä viesteillämme meidän vanhempien yhteisestä ryhmästä jaamme?
Sosiaalinen media
Nykypäivään kuuluvat erilaiset sosiaalisen median kanavat. Näiden hyödyntäminen joukkuetoiminnasta kertomiseen on hyvä asia, mutta seuran on syytä määrittää niin sisäisen kuin ulkoisen viestinnän perusperiaatteet, joita joukkueet noudattavat. Näissä olisi hyvä linjata esim miten ja mitä sosiaalisen median kanavia joukkueet voivat käyttää, kuten voiko jokainen joukkue avata oman Instagram-tilin tai Youtube-kanavan, ja miten tili tulisi nimetä.
Sosiaalisen median kanavien tulee aina olla aikuisten valvonnassa, vaikka nuorien osallistaminen mukaan sisällön tuottamiseen ei ole ainoastaan hyvä asia vaan ennemminkin jopa suositeltavaa. Seuran nimissä olevilla kanavilla julkaistu sisältö tehdään aina ns. seuran nimissä, ja siksi joukkueiden omilla tileillä julkaistun materiaalin kanssa on syytä olla tarkkana.
Turvallinen toimintaympäristö
Salibandyliitolla on nollatoleranssi kaikelle kiusaamiselle, häirinnälle, hyväksikäytölle ja epäasialliselle käytökselle. Tämän tavoitteen saavuttamisessa seurat ja joukkueiden toimihenkilöt ovat avainasemassa. Salibandyliitto suosittelee seuroja tarkistamaan vapaaehtoisen rikostaustaotteen henkilön tullessa mukaan toimintaan. Rikostaustaote olisi hyvä tarkistaa myös tilanteissa, joissa vapaaehtoistoimija on ollut välillä pois toiminnasta. Turvallinen toimintaympäristö on laaja kokonaisuus ja seuran tehtävänä on linjata keinot, joilla sitä seuratoiminnassa tavoitellaan. Joukkueenjohtajana Sinun on hyvä tutustua seuran linjauksiin, jotta yhdessä joukkueen toimihenkilöiden kanssa osaatte niitä joukkueen arjessa edistää.
Muistilista joukkueen toimihenkilöille:
- *luokaa yhdessä joukkueen säännöt jokaisen kauden alussa
- *panostakaa avoimeen viestintään ja keskustelukulttuuriin
- *kuunnelkaa nuoria herkällä korvalla
- *puuttukaa häiriötilanteisiin heti, olkaa yhteydessä seurajohtoon ja tarvittaessa myös Salibandyliittoon
Salibandyliitto suosittelee, että seuralla olisi nimetty henkilö, johon pelaajat voivat halutessaan ottaa yhteyttä, jos kohtaavat tai kokevat epäasiallista käytöstä tai kiusaamista.
Salibandyliitto on julkaissut ohjeet epäasiallisen käytöksen ennaltaehkäisyyn. Tutustu tästä.
Salibandyliitto on mukana Väestöliiton Et ole yksin – hankkeessa www.etoleyksin.fi
Joukkuetoiminnassa kohdataan monesti myös yhdenvertaisen harrastamisen kysymyksiä. Miten mahdollistamme sen, että jokaisella olisi tasavertainen mahdollisuus harrastaa? Harrastamisen esteitä voivat olla perheen taloudellinen tilanne, tai juuri pelaajalle sopivan ikäryhmän puuttuminen. Yhdenvertaisuuden kysymyksiin voimme seuratoiminnassa törmätä myös puhuttaessa joukkueen sisäisistä ryhmäjaoista tai peliajasta. Seuran toimintaa ohjaavat aina ensisijaisesti seuran arvot ja niiden mukaisesti seuran ja sen yksittäisten joukkueiden toimintaa tulee toteuttaa. Seuran toimintakäsikirja ja valmennuslinja ovat myös tässä tärkeä työväline, sillä silloin toimimme yhdessä sovittujen linjausten mukaisesti.