Seurakehityksen juttusarjassa vuorossa Blackbirds: Toimiva sähköinen järjestelmä säästää hurjasti seuratoimijoiden aikaa

Keravalaisessa Blackbirds-seurassa homma toimii. Ainakin mitä tulee toiminnanhallintaan.

Julkaistu 14.2.2020 15:47

Sähköinen toiminnanohjausjärjestelmä auttaa hallitsemaan paitsi pelaajien ja taustahenkilöiden välistä kommunikointia myös kaikkia taloushallintoon oleellisesti liittyviä kiemuroita.

Toiminnanjohtaja Erkki Enström ei ollut Blackbirdsin palveluksessa vielä silloin, kun MyClub-toiminnanohjausjärjestelmä seuraan valittiin. Enströmistä tuli kuitenkin nopeasti sähköisen järjestelmän ystävä.

– Tiedän, että jäsenten laskuttaminen ja jäsenrekisterin ylläpito olivat ne pääsyyt, jotka hankintavaiheessa ratkaisivat. Enström sanoo.

– Järjestelmässä on Blackbirdsin kannalta neljä oleellista toimintoa: jäsenrekisteri, tapahtumanhallinta, laskutus ja viestintä, hän luettelee.

– Kaikkein eniten hyötyä on laskutussysteemistä. Se on erinomainen.

Mikään ei tule puskista

Järjestelmän laskutussovelluksessa on nähtävissä muun muassa kaikki lähetetyt laskut ja saapuneet maksusuoritukset.

– Ennen kaikkea sovelluksesta on helppo nähdä nopeasti, onko erääntyneitä maksuja, Enström sanoo.

Ennen järjestelmän käyttöönottoa Blackbirdsin joukkueiden rahastonhoitajat olivat hoitaneet maksusuoritusseurannan joko Excelillä tai vielä perinteisemmin ruutupaperilla.

– Nyt ei tarvitse kiinnittää niinkään huomiota siihen, ketkä ovat maksaneet, vaan keskittyä maksamattomiin. Tarvittaessa maksamattoman jäsenen tiedot on helppo poistaa, jos pelaaja on lopettanut seurassa pelaamisen. Tiedot eivät jää järjestelmään turhan takia roikkumaan.

– Myös käsinkirjauksen tekeminen on helppoa, jos joku on maksanut ilman viitenumeroa, Enström luettelee ominaisuuksia.

Yksittäisen pelaajan koko laskuhistorian saa myös näppärästi näytölle. Pientä kuukausittaista maksua vastaan saa pankista viiteajon automaattisesti. Enström tekee sen itse.

– Seuralla on sillekin rahalle parempaa käyttöä, hän toteaa.

– Kaiken kaikkiaan järjestelmä vähentää joukkueiden rahastohoitajien työtä valtavasti, ja kaikki ne ihmiset, joiden pitääkin nähdä, pystyvät helposti saamaan itselleen kaiken tarvittavan tiedon, Enström korostaa. Ja toisaalta kukaan sellainen ihminen ei hienovaraisia asioita näe, jonka ei kuulu nähdä.

– Toiminnanjohtajan näkövinkkelistäkin on hyvä, ettei mikään asia tai tilanne pääse tulemaan niin sanotusti puskista, kun kaikki on nähtävissä järjestelmästä ajantasaisesti. Siitä on myös helppo laittaa tarvittaessa laskut perintään.

GDPR:n mukaista

Jäsenrekisteriä pystyy hyödyntämään sekä seuratasolla että Nimenhuuto.com-tyyppisesti joukkuetasolla. Pelaajatietoihin pystyy koodaamaan pelipaikkatiedonkin, joten esimerkiksi vain maalivahdeille tarkoitetut viestit on helppo kohdistaa kyseiselle ryhmälle. Uusi jäsen voi helposti itse rekisteröityä järjestelmään ja päästä siinäkin mielessä nopeasti sisään seurayhteisöön.

– Esimerkiksi joukkueenjohtajille järjestelmästä on iso apu muun muassa kimppakyytejä järjestäessä, Enström toteaa.

Kaikki rekisteröinti tapahtuu tietysti EU:n määrittelemän tietosuojalainsäädännön GDPR:n mukaisesti. Jokainen jäsen joutuu itse määrittelemään, mitä tietoja hänen ryhmissään voi nähdä ja mihin sähköpostiosoitteeseen häntä koskevat asiat tulevat.

– Laskut ohjataan huoltajan/huoltajien sähköpostiin, Enström tähdentää.

– Jos perhe ei halua vastaanottaa viikkotiedotteita, voi sen järjestelmän kautta itse määritellä. Toki toivomme ja suosittelemme, että ainakin kaikki oleellinen tieto vastaanotetaan joko pelaajan tai huoltajan sähköpostiin.

Suodattimet päälle + enter

Kunnan avustushakemuksiin tai vastaaviin saa toiminnanohjausjärjestelmästä tarvittavat tiedot muutamalla napin painalluksella: ensin oikeat suodattimet päälle ja sitten enter.

– Todella helppoa ja yksinkertaista, Enström sanoo.

Viestintä-osio sisältää tiedotteet, viestit ja julkaisut, joista viimeksi mainittua ainakaan Blackbirds ei ole katsonut tarpeelliseksi ottaa käyttöön.

– Tiedotteet jäävät koneen muistiin, viestit ovat kertakäyttöistä tiedonvälitystä varten, Enström selvittää.

– Tiedotteita olen käyttänyt paljon muun muassa toiminnanjohtajan viikkotiedotteissa. Jossain vaiheessa lähetin hyvinkin säännöllisesti kerran viikossa kaikille jäsenille tietoa seuran asioista.

Tiedotteita pystyy myös lähettämään vain tietylle, jäsenrekisteritiedoissa määritellylle ryhmälle, esim. valmentajille tai joukkueenjohtajille.

– Erittäin hyvä puoli on, että kun on paljon asioita, jotka toistuvat, niin vanhaan, tallessa pysyvään pohjaan on helppo tehdä pienet muutokset ja laittaa sitten uusi tiedote jakoon, Enström kertoo.

– Tässä tosin on järjestelmän selkein kehityskohta: tiedotteet lähtevät vain sähköpostina. 25-vuotiaille ja sitä vanhemmille se lienee edelleenkin paras tapa, mutta sitä nuoremmat eivät juurikaan enää käytä sähköpostia, Enström tietää.

– Sen vuoksi olisi suotavaa, että tiedotteet saisi lähetettyä esimerkiksi WhatsAppiin. Lisämaksusta systeemiin on saatavissa tekstiviesti-mahdollisuus, mutta me emme ole ainakaan vielä siihen menneet, varsinkaan kun ei tiedä, mihin sovellukseen tiedotteet on viiden vuoden päästä tarve saada lähetettyä.

Kehitystä koko ajan

Tapahtumanhallinta on alue, jolle GDPR asettaa yllättävänkin paljon vaatimuksia.

– Järjestelmässämme täyttyvät tietosuoja-asetukset myös tapahtumanhallinnan suhteen, koska jokainen itse ”täppää” järjestelmään, mitä tietoja haluaa itsestään näkyvän, Enström huomauttaa.

– Siitäkin tulee kiva fiilis, kun tietää, että systeemi paranee koko ajan. Ja on hienoa, että käyttämässämme systeemissä GDPR:n vaatimukset on hoidettu asianmukaisesti. Se tuo tietynlaista ryhtiä asiaan, hän korostaa.

Tapahtumanhallinta ja laskutus myös ”keskustelevat keskenään”, joten esimerkiksi tapahtumaan ilmoittautumiseen voi kytkeä automaattisen laskun lähettämisen.

– Käytämme tapahtumanhallintaa myös infon antamisen sekä sen saamisen todisteena ja jopa seurapipojen myynnin valvontaan. Sähköisellä järjestelmällä on tietysti aina hintalappunsa, mutta kyllä se niin paljon helpottaa työntekoa, että on varmasti hintansa väärti, toiminnanjohtaja Enström kiteyttää.

Hän ei usko junioripelaajien vanhempien ymmärtävän tai ainakaan laittavan paljonkaan painoarvoa sille, miten helppoa ja vaivatonta seuransisäinen tiedonhallinta on.

– Heille on tärkeintä se, että tieto kulkee.

Vaikka Enström on syntynyt 1960-luvulla, hän luokittelee itsensä diginatiiviksi.

– Ja minulta saa kyllä apua tämän toiminnanohjausjärjestelmän käytössä, jos joku apua tarvitse, hän mainostaa.

Uuteen nousuun

Blackbirds on Keski-Uusimaan alueen suurin salibandyseura. Jäseniä on yli 700, joista suurin osa tietysti Keravan alueelta, mutta satakunta Tuusulasta ja jopa hieman enemmän Pohjois-Vantaalta. Keravan pohjoisesta naapurikaupungista Järvenpäästäkin on jonkin verran jäseniä.

Blackbirds synnytettiin vuonna 2011 Keravan Bandyn, keravalaisen SC Kaneetin ja tuusulalaisen Deriuksen fuusion tuloksena.

– Fuusio sujui loistavasti, ja seura suorastaan kukoisti viime vuosikymmenen alkupuolella. Lisenssipelaajia oli 1100, ja miesten edustusjoukkue pelasi ykkösdivaria, Enström kertoo.

– Sitten Pohjois-Keravalla sijaitseva halli, joka oli Blackbirdsin tärkein ”kotipesä”, siirtyi venäläisomistukseen ja salibandy sai lähteä. Kun vuoroja ei enää ollut tarjota, romahti jäsenmäärä alle viidensadan. Sen jälkeen on onneksi ollut tasaisen varmaa kasvua.

Sekä miesten että naisten edustusjoukkue pelaa tällä hetkellä kakkosdivaria. Pohjoiskeravalainen Kurkelan koulu tarjoaa Blackbirdsille hyvät kotipelipuitteet, ja miehet ovat vahvasti menossa ykkösdivisioonan nousukarsintoihin.

– Yleisesti ottaen seurassa on niin sanotusti hyvä pöhinä päällä, Enström myhäilee.

Tyhjän päälle ja toiminnanjohtajaksi

Keravan etelänaapurista Korsosta lähtöisin oleva ja Vantaalla edelleen asuva Enström on itse aloittanut salibandyn harrastamisen vuonna 1984 eli vuotta ennen Salibandyliiton perustamista.

– Olen aina ollut intohimoinen, kaikessa mahdollisessa mukana oleva salibandymies, maaliskuussa 53 vuotta täyttävä, edelleen itsekin pelaava Enström sanoo.

– Varsinaisen työurani tein suurimmaksi osaksi tuotantopäällikkönä parissa varsin suuressakin yrityksessä. Viitisen vuotta sitten kävin itseni kanssa Jaakobin painia, kun intohimo työtä kohtaan alkoi käydä vähiin, Enström valottaa omaa historiaansa.

– Päätin hypätä tyhjän päälle ja ryhtyä salibandyhalliyrittäjäksi. Sopivaa tilaa ei kiivaasta, etupäässä Järvenpään alueella suuntautuneista etsiskelystä huolimatta kuitenkaan löytynyt, ja sitten Blackbirds tarvitsi uutta toiminnanjohtajaa. Vastasin kutsuun myöntävästi. 

Teksti ja kuva: Matti Hannula

CraftEerikkiläLIDLOsuuspankkiSuveraSubwayTeho sportTupla+UnihocVeikkausVW-HyötyautotBiokia
Fais est. 1993TalgrafStadiumTallinkSponsor InsightEversheds Asianajotoimisto

Käytämme sivustollamme evästeitä ja muita vastaavia tekniikoita. Tallennettavista tiedoista voit lukea tietosuojaselosteesta.